ورقة عمل: المؤسسات واجراء المقابلات، رافع دراغمه، مدير وحدة النجاح للتوظيف

الهدف من إجراء المقابلات:

u   تكون بين المتقدم للعمل وصاحب العمل أو شخص يمثله.

u تبادل الطرفين للمعلومات بغية مساعدة الشخص الذي يجري المقابلة في تكوين رأي عن المرشح، ومساعدة المرشح في تكوين رأي عن المؤسسة

u   الهدف اختيار موظف بعد اختبار عدد من المرشحين على أن تكون مؤهلاته وصفاته وفق شروط الوظيفة المطلوبة.

u   التعرف إلى المعلومات الخاصة بالمرشح عمت يتعلق بالعمل؛ لمعرفة مناسبتها لمعايير الوظيفة المطلوبة.

u   تقديم مزيد من المعلومات عن الوظيفة والمؤسسة.

u   ضمان إجراء المقابلة في جو من العدل والإنصاف، والعمل على أن يدرك الآخرون ذلك.

مزايا المقابلات الشخصية

u تعد الطريقة المُثلى لتقييم مدى توافق المرشّح للعمل مع زملائه أو مع رئيسه في العمل والذي يؤثر على نجاح أي علاقة عمل.

u   طريقة مرنة وسريعة للحصول على معلومات صحيحة عن المرشح وتقديم مزيدا من المعلومات عن الوظيفة والمؤسسة.

u   وسيلة شائعة وتتمتع بالعدالة والنزاهة.

بعض المآخذ على المقابلات الشخصية

u   اتخاذ القرار في الدقائق الثلاث أو الأربعة الأولى وبقية الوقت يتم البحث عن أدلة تؤكد هذا القرار.

u تؤثر المقابلات الشخصية على الرأي الذي تم تكوينه من خلال طلب التوظيف الأصلي خاصة فيما يتعلق بمظهر المتقدم للعمل.

u هناك ميل في المقابلات الشخصية لإعطاء مزيد من الأهمية والوزن للأمور التي لا تكون في صالح المتقدم على تلك التي في صالحه.

u   بعد اتخاذ الشخص المسئول قراره المبكر بشأن المتقدم للعمل فان سلوكه يميل إلى عكس ذلك وتوصيله إلى هذا المرشح.

u   من الممكن أن تلقي إحدى السمات المسيطرة مثل المظهر أو طريقة الكلام بظلالها على العوامل الأخرى.

u وجود أكثر من شخص يقابل المتقدم قد يؤدي إلى عدم اتفاقهم حول شخص ما، مما يترك الطريق مفتوحا لاحتمال تغيير الاختيار.

u   يميل الأشخاص الذين يقومون بعقد المقابلات الشخصية إلى تعيين الذين يتشابهون معهم في السمات.

u   شعور عضو اللجنة الأقل تأهيلا بالإحراج من قرار من هو أكثر تأهيلا بالإحراج ومن ثم القبول برأيه.

أنواع مقابلات العمل

u   المقابلة الرسمية وغير الرسمية

u   المقابلة التي يجريها شخص وأخرى يجريها أكثر من شخص

u المقابلة التمهيدية حول الجوانب التقنية للوظيفة (وظائف الكمبيوتر والصيانة) تليها المقابلة الرسمية يجريها موظف مختص على مستوى رفيع حول مطابقة صفات المتقدم مع شروط الوظيفة.

u   بعض المؤسسات تلجأ إلى الاختبارات إضافة إلى المقابلات.

قواعد إدارة المقابلات

قبل المقابلة:

u   تقديم بعض المعلومات المختصرة للمرشحين للعمل عن المؤسسة رغم رغبتك باختبارهم حول مدى معرفتهم بها.

u   الإعداد للمقابلة من حيث قراءة طلبات العمل المتعلقة بالوظيفة

u   أن يكون لديك كل المعلومات الضرورية حول وصف الوظيفة ومواصفات الأفراد.

u   معرفة الأشخاص الآخرين الذين سيقومون معك بإجراء المقابلة.

u   معرفة وقت وتاريخ ومكان عقد المقابلة.

u   قم بصياغة بعض الأسئلة مقدما وتأكد من أنها تغطي كل النقاط المهمة.

u في حال كان هناك لجنة للمقابلة عليك معرفة من رئيسها ومن الذي سيوجه كل نوعية من الأسئلة: المؤهلات، الصفات الشخصية، الخبرات، وهكذا.

u   التأكد من أن جميع من يجري المقابلة معك بأنهم قد تلقوا تدريبات في كيفية القيام بهذه العملية.

u فكر بكيفية ترتيب الجلسة في المقابلة: الجلوس، الطاولة، المقاعد: الانطباع بوجود طاولة عليها قهوة قد يختلف عن جلوس اللجنة المقابلة بشكل متلاصق خلف الطاولة.

u إجراء ترتيبات مناسبة بخصوص استقبال المرشحين للمقابلة من حيث توفير مكان لإجلاسهم وضرورة معرفة العاملون في الاستقبال عن قدومهم.

أثناء المقابلة:

u   الالتزام بالجدول الزمني للمقابلة، عدم الالتزام يعد تخطيط سيء لان هناك التزامات أخرى للمرشحين.

u   إتباع بنية واضحة أثناء المقابلة تبين لك بدايتها ووسطها ونهايتها.

u   قم بتقديم نفسك وأي أشخاص آخرين قائمين على عقد المقابلة.

u   قم بتحديد الهدف من المقابلة ثم صف الكيفية التي ستحققه.

u وجه أسئلة مفتوحة النهايات وشجع المرشحين للمناقشة، كالأسئلة التي تبدأ ب من وماذا وأين ومتى وكيف، أو هلا أخبرتنا برأيك بكذا وكذا.

u   تجنب الأسئلة التي قد تفسر على أنها تحمل نوع من التمييز كالسؤال عن الجنس أو الدين أو المبدأ السياسي.

u تجنب عدم التركيز فقط على الطلب الموجود أمامك ثم تكرر المعلومات الموجودة فيه، من الأخطاء الشائعة، مع إمكانية استيضاح أي شيء لا يبدو لك واضحا.

u لا تترد في البحث والتدقيق حول المعلومات والشكوك الموجودة لديك لتوضيحها والحصول على إجابات داعمة أو رافضة لها.

u   استمع جيدا للإجابات وتذكر بان معظم الحديث يجب أن يقوم به المرشحون للعمل وحاول أن تقرأ ما بين السطور.

u اطلب من الشخص المرشح أن يقدم لك بعض الأمثلة على الأعمال التي كان ومازال يقوم بها للحصول على فكرة جيدة عن خبرته العملية.

u قم بوضع ملاحظات عما يقال، وفي حال كان هناك العديد من المرشحين ولم يتوفر لهم صور شخصية حاول رسم الصورة بشيء ما يميزها حتى لا تختلط عليك الأمور عند اتخاذ القرار.

u   في نهاية المقابلة، اطلب من المرشح أن يطرح أي سؤال عن الوظيفة أو المؤسسة.

u   اخبر المرشحين عن الوقت الذي سوف تظهر فيه نتيجة المقابلة وعن كيفية الحصول عليها.

بعد المقابلة:

u   قم بمناقشة وتسجيل ما انتهيت إليه من نتائج.

u قم بإخبار المرشحين بالنتيجة بأسرع ما يمكن، وربما تؤخر أخبار المرشح الاحتياط للتأكد من قبول المرشح الأساسي أو رفضه ولكن لا تتأخر كثيرا.

u   قم بالتفاوض بشان المرتب وشروط العمل مع المرشح الذي اجتاز المقابلة بنجاح ثم قم بإعداد عقد العمل.

u   قم بمتابعة أداء من تم عليه الاختيار للتأكد من مدى توافق النتائج.