ما يجب معرفته في المقابلة عن تنظيم وإدارة الملفات والأرشيف في المؤسسة: الاستاذ خالد ابودية، مكتبات جامعة النجاح

خريجو الجامعات وطالبو الوظيفة مستعدون لإجراء مقابلة من أجل وظيفة ما عليهم معرفة ما هو مفهوم الوثائق والملفات وكيفية تنظيمها. فعلى المتخرج أن يحتفظ بكل وثائقه ومؤهلاته وشهاداته وصوره وخبراته مصدقة ومصورة أكثر من نسخة واحدة وحفظها في ملف خاص استعدادا لتقديمها في المقابلة. كما أن الجامعات والمؤسسات والشركات تنتج وثائق وتجمعها بملفات لأداء عملها ووظائفها اليومية.

إن تنظيم الوثائق والملفات سواء من قبل الشخص أو الشركة لوثائقهم وملفاتهم ومعلوماتهم المطلوبة لتحقيق أهدافهم يتطلب تنظيما خاصا، وهي دلالة ناجحة على أدائهم واستعدادهم لاتخاذ القرار المناسب في أسرع وقت. فهذه الوثائق خاصة بهم وفريدة ومتميزة حق لصاحبها، فلا يوجد نسخة أخرى مشابهه لها في مكان آخر إلا نتيجة نشاطهم وعملهم.

فالأرشيف:  " سجلات أنشئت بطريقة قانونية مقبولة ومعترف بها بالقانون، ناتجة عن إدارة المؤسسة لإدارة أهدافها، تضم الأوراق الجارية داخل المكتب، أو المواد الأرشيفية المخزنة التي أنشاتها، وتتولى رعايتها وملكيتها الدائمة، وتكون هذه السجلات نزيهة وأصيلة،  تنمو وتكبر وتزداد عددها وحجمها بطريقة طبيعية ". فتحفظ هذه الوثائق والملفات لعدة قيم:

- قيمة إدارية، قيمة قانونية، قيمة مالية

- قيمة معلوماتية (سيرة ذاتية واهتمام بالبحث العلمي والتاريخي)

فالسجلات والوثائق تمر في مراحل ثلاث:

المرحلة الأولى: نشيطة   Active أو جاريةCurrent     أو وثيقة Document

المرحلة الثانية: نصف أو شبه نشيطة: Semi-active أو سجلات Records

المرحلة الثالثة: غير نشيطة: Inactive أو أرشيف Archives

معنى ذلك انه ليس كل الوثائق والملفات يجب أن تحفظ الى الأبد. فلا بد من إتباع نظام خاص لتقييم هذه الملفات والوثائق كل مدة زمنية معينة حسب قانون خاص من قبل الشركة أو مركز الأرشيف الوطني للدولة.

ففي المرحلة الأولى يمكن تدمير الوثائق غير الهامة وقد تم إنجاز عملها ووظائفها. وفي المرحلة الثانية نحفظ الوثائق الهامة والتي يتطلب منا الرجوع إليها في أوقات متباينة، حيث نقوم أيضا بتدمير ما هو وأصبح غير هاما وتم إنجاز مهامه وتم توثيقها في بيانات ومحاضر اجتماعات أخرى. بينما في المرحلة الثالثة نبقي الوثائق والملفات ذات الأهمية الأبدية والدائمة الحفظ اعتمادا على قيمها الإدارية والمالية والقانونية والمعلوماتية.

برنامج إدارة وتنظيم السجلات: Records Management

إدارة منظمة في تحكم السجلات والوثائق والمعلومات لإدارة عمل المؤسسة، إنها طريقة منطقية وعملية لإدارة المؤسسة باستعمال السجلات أو إتلافها أو إبقائها للحفظ بناء على قيمتها الإدارية والمالية والقانونية والمعلوماتية.

إذن يجب تطبيق نظام برنامج إدارة السجلات على كل فرد ومؤسسة، حيث أن هذا البرنامج يشمل عناصر فعالة للتحكم بالوثائق منها: نظام السجل، نظام الترتيب والتصنيف، نظام التقييم، نظام مسح السجلات، نظام جدول الحفظ والبقاء، نظام الوصف، والمكان الصحي المناسب.

فالشرط الأساسي المطلوب في إنشاء وتطبيق هذا البرنامج هو التعامل مع أعلى مستوى مع المديرين والمسئولين في المؤسسة بإقناعهم واقتناعهم بأهمية وحاجة المؤسسة لهذا البرنامج، لان المدراء هم الذي يدعمون ويسارعون ويساعدون في إنجاح البرنامج، كما يلزمون الموظفين في تطبيق هذا البرنامج. فإذا كان احد المدراء غير مقتنع فعليك أن تبين له نقاط الضعف والمساوئ في تنظيم السجلات لعدم وجود برنامج إدراة السجلات، لان المدراء وخاصة في قمة الهرم الإداري غير متأكدين من أهمية ما يلي:-

- البرنامج يمنع من تكوين وزيادة الملفات،

- يمنع من زيادة أو وجود نسخ إضافية من الوثائق ( تكرارها داخل الملفات)،

- يؤكد فعالية وكفاية واقتصاد استخدام واستعمال السجلات والملفات في مراحلها الثلاث سواء كانت نشيطة أو نصف نشيطة أو غير نشيطة،

- تدمير أو إتلاف السجلات الغير ضرورية في أسرع وقت ما دامت غير ضرورية أو غير مستعملة ولم يكن لها فائدة في المعلومات،

- استرجاع المعلومات بسرعة واستخدامها بسرعة،

- سرية المعلومات وأمنها.

وأن عدم تطبيق هذا البرنامج سوف يؤدي إلى مشاكل منها:

- سوء استخدام المكان والأجهزة والمعدات ونقص في المساحة لامتلاء المكان بالسجلات،

- تكرار في حفظ نسخ من السجلات في كل الأقسام المختلفة،

- تأخير دائم في إيجاد أو طلب السجلات أو المعلومات،

- زيادة غير ضرورية في حجم الملفات والسجلات بسبب حفظها تكرارا في مناطق مختلفة،

- ضعف في معنويات الموظفين لعدم كفاءتهم وفعاليتهم في العمل،

- ضياع كلي أو جزئي للمعلومات اللازمة في اتخاذ قرار المؤسسة،

- ضياع للوقت والمال والطاقة والاستمرار في شراء الأجهزة وحفظ الملفات،

- ضياع وتشتت الملفات والسجلات في جوارير ومكاتب الموظفين.

التقييم: Review of Records or Appraisal

" تطبيق سياسة المؤسسة اتجاه سجلاتها وملفاتها وفقا لأسس وجوهر محتوى هذه السجلات والملفات والتي بدورها تحدد طرق وإجراءات عملية التقييم واختيار بعضها للحفظ أو الدمار".

فنقيم هذه الوثائق والملفات كل فترة زمنية معينة سواء 5 سنوات أو 7 سنوات، فندمر ما ليس قيمة إدارية ومالية وقانونية أو معلوماتية. فما تبقى من الوثائق يقيم بعد 10 سنوات أو 15 سنة، فندمر ما لا يلزم ويبقى الأهم منها. وأخيرا يصبح لدينا أرشيف معلوماتي يهم المؤسسة لتحقيق أهدافها وأداء عملها ووظائفها.

العوامل التي تفسد وتتلف وتدمر الوثائق

- الموقع: الأمان،

- عوامل البيئة الخارجية الصحية،

- العوامل البيولوجية،

- الحرائق والفيضانات والهزات الأرضية، والغبار،

- العوامل البشرية: الباحثين، الموظفين، والجرائم السياسية.

وهنا أركز على فعل الإنسان وفهمه ووعيه بالنسبة للوثائق. فهو الذي ينتهك حرمة المعلومات وسريتها ويفشيها عن عمل المؤسسة ويلحق الضرر والأذى بها اقتصاديا وماليا وسياسيا ومعلوماتيا وأشكال أخرى مما يسبب في أزمات سياسية بين الدول أو المؤسسات التجارية فتفقد مناقصات وعقود ينتج عنها خسائر مالية وانهيارها، أو المؤسسات العلمية التي تفقد ملايين الدولارات من مشروع معين، أو تسريب معلومات عن أشخاص سياسيين يؤثر عليهم في مجال أعمالهم وحياتهم. أي أن الإنسان يحدث جرائم سياسية واقتصادية ومعلوماتية.

إن تنظيم الوثائق والملفات سواء من قبل الشخص أو الشركة لوثائقهم وملفاتهم ومعلوماتهم المطلوبة لتحقيق أهدافهم يتطلب تنظيما خاصا، وهي دلالة ناجحة على أدائهم واستعدادهم لاتخاذ القرار المناسب في أسرع وقت. فهذه الوثائق خاصة بهم وفريدة ومتميزة حق لصاحبها، فلا يوجد نسخة أخرى مشابهه لها في مكان آخر إلا نتيجة نشاطهم وعملهم.

فالأرشيف:  " سجلات انشات بطريقة قانونية مقبولة ومعترف بها بالقانون، ناتجة عن إدارة المؤسسة لإدارة أهدافها، تضم الأوراق الجارية داخل المكتب، أو المواد الأرشيفية المخزنة التي انشاتها، وتتولى رعايتها وملكيتها الدائمة، وتكون هذه السجلات نزيهة وأصيلة،  تنمو وتكبر وتزداد عددها وحجمها بطريقة طبيعية ". فتحفظ هذه الوثائق والملفات لعدة قيم:

- قيمة إدارية، قيمة قانونية، قيمة مالية

- قيمة معلوماتية (سيرة ذاتية واهتمام بالبحث العلمي والتاريخي)

فالسجلات والوثائق تمر في مراحل ثلاث:

المرحلة الأولى: نشيطة   Active أو جاريةCurrent     أو وثيقة Document

المرحلة الثانية: نصف أو شبه نشيطة: Semi-active أو سجلات Records

المرحلة الثالثة: غير نشيطة: Inactive أو أرشيف Archives

معنى ذلك انه ليس كل الوثائق والملفات يجب أن تحفظ الى الأبد. فلا بد من إتباع نظام خاص لتقييم هذه الملفات والوثائق كل مدة زمنية معينة حسب قانون خاص من قبل الشركة أو مركز الأرشيف الوطني للدولة.

ففي المرحلة الأولى يمكن تدمير الوثائق غير الهامة وقد تم إنجاز عملها ووظائفها. وفي المرحلة الثانية نحفظ الوثائق الهامة والتي يتطلب منا الرجوع إليها في أوقات متباينة، حيث نقوم أيضا بتدمير ما هو وأصبح غير هاما وتم إنجاز مهامه وتم توثيقها في بيانات ومحاضر اجتماعات أخرى. بينما في المرحلة الثالثة نبقي الوثائق والملفات ذات الأهمية الأبدية والدائمة الحفظ اعتمادا على قيمها الإدارية والمالية والقانونية والمعلوماتية.

برنامج إدارة وتنظيم السجلات: Records Management

إدارة منظمة في تحكم السجلات والوثائق والمعلومات لإدارة عمل المؤسسة، إنها طريقة منطقية وعملية لإدارة المؤسسة باستعمال السجلات أو إتلافها أو إبقائها للحفظ بناء على قيمتها الإدارية والمالية والقانونية والمعلوماتية.

إذن يجب تطبيق نظام برنامج إدارة السجلات على كل فرد ومؤسسة، حيث أن هذا البرنامج يشمل عناصر فعالة للتحكم بالوثائق منها: نظام السجل، نظام الترتيب والتصنيف، نظام التقييم، نظام مسح السجلات، نظام جدول الحفظ والبقاء، نظام الوصف، والمكان الصحي المناسب.

فالشرط الأساسي المطلوب في إنشاء وتطبيق هذا البرنامج هو التعامل مع أعلى مستوى مع المديرين والمسئولين في المؤسسة بإقناعهم واقتناعهم بأهمية وحاجة المؤسسة لهذا البرنامج، لان المدراء هم الذي يدعمون ويسارعون ويساعدون في إنجاح البرنامج، كما يلزمون الموظفين في تطبيق هذا البرنامج. فإذا كان احد المدراء غير مقتنع فعليك أن تبين له نقاط الضعف والمساوئ في تنظيم السجلات لعدم وجود برنامج إدراة السجلات، لان المدراء وخاصة في قمة الهرم الإداري غير متأكدين من أهمية ما يلي:-

- البرنامج يمنع من تكوين وزيادة الملفات،

- يمنع من زيادة أو وجود نسخ إضافية من الوثائق ( تكرارها داخل الملفات)،

- يؤكد فعالية وكفاية واقتصاد استخدام واستعمال السجلات والملفات في مراحلها الثلاث سواء كانت نشيطة أو نصف نشيطة أو غير نشيطة،

- تدمير أو إتلاف السجلات الغير ضرورية في أسرع وقت ما دامت غير ضرورية أو غير مستعملة ولم يكن لها فائدة في المعلومات،

- استرجاع المعلومات بسرعة واستخدامها بسرعة،

- سرية المعلومات وأمنها.

وأن عدم تطبيق هذا البرنامج سوف يؤدي الى مشاكل منها:

- سوء استخدام المكان والأجهزة والمعدات ونقص في المساحة لامتلاء المكان بالسجلات،

- تكرار في حفظ نسخ من السجلات في كل الأقسام المختلفة،

- تأخير دائم في إيجاد أو طلب السجلات أو المعلومات،

- زيادة غير ضرورية في حجم الملفات والسجلات بسبب حفظها تكرارا في مناطق مختلفة،

- ضعف في معنويات الموظفين لعدم كفاءتهم وفعاليتهم في العمل،

- ضياع كلي أو جزئي للمعلومات اللازمة في اتخاذ قرار المؤسسة،

- ضياع للوقت والمال والطاقة والاستمرار في شراء الأجهزة وحفظ الملفات،

- ضياع وتشتت الملفات والسجلات في جوارير ومكاتب الموظفين.

التقييم: Review of Records or Appraisal

" تطبيق سياسة المؤسسة اتجاه سجلاتها وملفاتها وفقا لأسس وجوهر محتوى هذه السجلات والملفات والتي بدورها تحدد طرق وإجراءات عملية التقييم واختيار بعضها للحفظ أو الدمار".

فنقيم هذه الوثائق والملفات كل فترة زمنية معينة سواء 5 سنوات أو 7 سنوات، فندمر ما ليس قيمة إدارية ومالية وقانونية أو معلوماتية. فما تبقى من الوثائق يقيم بعد 10 سنوات أو 15 سنة، فندمر ما لا يلزم ويبقى الأهم منها. وأخيرا يصبح لدينا أرشيف معلوماتي يهم المؤسسة لتحقيق أهدافها وأداء عملها ووظائفها.

العوامل التي تفسد وتتلف وتدمر الوثائق

- الموقع: الأمان،

- عوامل البيئة الخارجية الصحية،

- العوامل البيولوجية،

- الحرائق والفيضانات والهزات الأرضية، والغبار،

- العوامل البشرية: الباحثين، الموظفين، والجرائم السياسية.

وهنا أركز على فعل الإنسان وفهمه ووعيه بالنسبة للوثائق. فهو الذي ينتهك حرمة المعلومات وسريتها ويفشيها عن عمل المؤسسة ويلحق الضرر والأذى بها اقتصاديا وماليا وسياسيا ومعلوماتيا وأشكال أخرى مما يسبب في أزمات سياسية بين الدول أو المؤسسات التجارية فتفقد مناقصات وعقود ينتج عنها خسائر مالية وانهيارها، أو المؤسسات العلمية التي تفقد ملايين الدولارات من مشروع معين، أو تسريب معلومات عن أشخاص سياسيين يؤثر عليهم في مجال أعمالهم وحياتهم. أي أن الإنسان يحدث جرائم سياسية واقتصادية ومعلوماتية.